Det er den siste arbeidsdagen i måneden. Et sted i en bedrift, det kan være et advokatkontor, et verksted eller et rådgivningsfirma, åpner noen et regneark som heter noe i retning av «Avstemming_mars_FINAL_v3_denne.xlsx». Timelister hentes ut fra ett system, fakturagrunnlaget fra et annet, tallene limes inn, formlene dras nedover, og så sendes den faste påminnelsen til den ene som ikke har ført timer. Igjen.
Det er ikke vanskelig arbeid. Det er det samme arbeidet, hver måned, gjort av samme person. Og det er nettopp den typen jobb som lar seg automatisere uten at noen mister kontrollen.
Hvorfor den månedlige rutinen overlever alt
Rutinen fungerer. Det er det som er problemet. Den gir et tall hver måned, så ingen har en god grunn til å røre den. Den lever videre i hodet til én person og i et regneark med formler som ingen andre tør å endre.
Så går den personen på ferie i juli. Da oppdager man at rutinen ikke var en prosess. Den var en person.
Bransjen spiller mindre rolle enn man skulle tro. Rutinene som går igjen, faller stort sett i tre grupper:
- Datafangst: hente tall fra ett eller flere systemer, ofte som eksport til regneark.
- Avstemming: sjekke at to tall som skal stemme, faktisk gjør det. Timer mot fakturering, budsjett mot forbruk, lager mot bestillinger.
- Rapportering og varsling: sette sammen en oversikt og si fra når noe avviker.
Alle tre gjøres på faste datoer, på samme måte hver gang. Det er derfor de kan automatiseres.
Hva en automasjon faktisk løser, og ikke løser
En god automasjon gjør tre ting:
- Den henter og setter sammen tallene selv, på fast tidspunkt, uten at noen eksporterer noe.
- Den sier fra når noe ikke stemmer, for eksempel når et prosjekt passerer budsjetterte timer, i stedet for at det oppdages ved månedsslutt.
- Den gjør det likt hver gang, også den måneden nøkkelpersonen har fri.
Det den ikke gjør, er å vurdere hva avviket betyr. Er det et reelt problem, eller bare en faktura som kommer neste uke? Det er en beslutning, og den hører hjemme hos et menneske. Automasjonen skal ta kjedelige oppgaver, ikke skjønnet.
Tre spørsmål før du automatiserer
1. Gjøres det likt hver gang?
Hvis svaret er «ja, bortsett fra når Per gjør det», har du funnet noe som bør skrives ned før det automatiseres. Det som ikke kan beskrives steg for steg, kan heller ikke automatiseres.
2. Hva koster den i dag?
Tell timene som går med hver måned, og gang med tolv. Legg til tiden det tar å rette feil når et tall ble limt inn i feil celle. Det tallet er grunnlaget for å vurdere om automasjonen lønner seg.
3. Hvem merker det hvis den stopper?
En automasjon som feiler uten at noen legger merke til det, er verre enn den manuelle rutinen. Bestem før dere starter hvem som skal få beskjed når noe ikke går som det skal.
Der ELYNTIQ kommer inn
Vi automatiserer datafangst, avstemming, rapporter og varsling, uansett bransje og uansett hvilke systemer dere bruker i dag. Det som betyr noe, er at dataene finnes et sted og kan hentes, ikke hvilket merke som står på systemet. Vi bygger automasjonen på den samme integrasjonskompetansen som produktet vårt er bygget på, slik at den henger sammen med resten av systemene deres i stedet for å bli enda et frittstående skript som bare én person forstår.
Ikke alt bør automatiseres med en gang. Første steg er å kartlegge rutinen sammen med dere, og noen ganger er konklusjonen at den bør fortsette å gjøres for hånd. Da har dere i det minste fått den skrevet ned.
Oppsummert
Gjør samme person den samme datajobben for hånd hver måned, er den verdt en gjennomgang. Ikke fordi automatisering alltid er svaret, men fordi man sjelden vet hva rutinen koster før man har regnet på det. Har dere en slik rutine, ta en kort prat med oss.
Hvilken månedlig rutine gjøres fortsatt for hånd hos dere, selv om alle vet at den burde vært automatisk?